E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen über XRechnung, ZUGFeRD & Co. wissen müssen

Ich bekomme dieses Thema gerade auffällig oft von Kunden gestellt, deshalb einmal ausführlich: Ab dem 1. Januar 2025 wird es in Deutschland verpflichtend, im B2B-Geschäft elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die Rechnungsstellung europaweit harmonisieren soll.

Was genau Pflicht wird

Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten, maschinell verarbeitbaren XML-Format vorliegen. Eine unstrukturierte PDF-Datei reicht dafür nicht mehr — auch wenn sie für Menschen weiterhin lesbar aussieht, erfüllt sie die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung nicht.

Die wichtigsten Formate

XRechnung ist das in Deutschland primär vorgeschriebene, rein strukturierte XML-Format, ursprünglich für den Datenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und ab 2025 auch im privaten B2B-Bereich zunehmend relevant. ZUGFeRD kombiniert dagegen ein maschinenlesbares XML-Datenformat mit einer für Menschen lesbaren PDF/A-Datei — ab Version 2.1 vollständig EU-konform und für viele Unternehmen die praktischere Wahl, weil die Rechnung weiterhin normal aussieht. Peppol ist kein Format, sondern ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch von E-Rechnungen, in Deutschland eng mit XRechnung verknüpft und besonders relevant für grenzüberschreitend tätige Unternehmen. UBL schließlich ist ein international verbreitetes XML-Format, in Deutschland aber deutlich seltener genutzt als XRechnung und ZUGFeRD.

Wer ausgenommen ist

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro fallen nicht unter die Pflicht, ebenso Rechnungen für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Was jetzt zu tun ist

Buchhaltungs- und ERP-Systeme auf Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD prüfen, bei Bedarf eine passende Softwarelösung wählen, Mitarbeiter frühzeitig schulen, Geschäftspartner über die Umstellung informieren und im Idealfall mit einem Pilotprojekt starten, statt die Umstellung auf den letzten Drücker durchzuziehen.

Meine Einschätzung

Die Umstellung wirkt auf den ersten Blick lästig, bringt langfristig aber weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Prozesse und höhere Datensicherheit mit sich. Wer frühzeitig investiert, verschafft sich einen echten Vorsprung gegenüber Wettbewerbern, die erst kurz vor knapp reagieren.

Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar.

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